Teamsでビデオ会議

アップデート履歴

2024年3月4日初版公開
2024年4月13日よくある質問「ビデオ会議に参加する際に自分の名前を変更するには？」を追加しました。
2024年5月29日よくある質問「Zoomにあった待機室はTeamsにもありますか？」を追加しました。
2024年7月16日よくある質問「参加者の名前を非表示にできますか？」を追加しました。
2024年7月25日よくある質問「録画やトランスクリプト（書き起こし）を削除するには？」を追加しました。
2024年8月23日よくある質問「出席者のリストを取る方法」を追加しました。

はじめに

3月いっぱいでZoomの全学ライセンスサポートが終了し，4月からはMicrosoft Teamsのビデオ会議を利用することが推奨されます。本記事では，とりあえずMicrosoft Teamsのビデオ会議で，授業や会議を実施したい人向けに必要最小限の説明を行いたいと思います。

Web版とアプリ版のTeamsについて

Teamsにはアプリ版とWeb版があります。Web版にはいくつかの制限があるので，僕はアプリ版の利用をお勧めしますが，ほとんどの場合は両者に違いはありません。場合によって使い分けると良いと思います。

ビデオ会議をすぐに開始する

手順1）カレンダーから「今すぐ会議」

ビデオ会議を「すぐに開始する」にはいくつかの方法がありますが，ここではカレンダーを利用する方法を紹介します。

まず，左のナビから「カレンダー」を選択し，カレンダービューに移ります。

続けて，ウィンドウ右上の「今すぐ会議」を選択します。

ポップアップメニューが出ます。そこでは以下の作業が可能です。

会議の名前を変更する。会議の名称を変更できます。会議の名称はこの後でも設定可能です。
共有リンクを取得する。共有リンクは会議を開始した後でも取得可能です。

「会議を開始」をクリックします。

手順2）オーディオとビデオの設定

「会議を開始」をクリックするとビデオとオーディオの設定画面に移ります。

ここでは会議を開始する前に，カメラやマイクのオン/オフや，利用するカメラやマイクのデバイスを選択できます。また，ここでも会議の名前を変更することができます。

準備ができたら右下の「今すぐ参加」をクリックします。するとビデオ会議が開始します。

手順3）ビデオ会議の開始

ビデオ会議に参加すると，まず，他のユーザの招待に関するウィンドウが表示されます。ここでは，BEEF+やGaroonで共有するために会議のリンクをコピーするか，他のメンバーを直接招待するかを選択できます。これらは会議が実際に始まってからでも実施できます。ウィンドウを閉じると会議の画面が表示されます。

手順4）会議オプションの設定

開始済みの会議オプションを設定するには会議ウィンドウの「その他」→「設定」→「会議のオプション」を選択します。

ここでは以下の設定を確認してください。

ロビーを迂回するユーザ
ロビーとはZoomでいうところの待機室です。ここでは待機室で待機しないユーザを指定します。「今すぐ会議」で開始した会議については，すぐに会議に参加して欲しいところだと思いますので，「全員」を迂回するユーザに設定しても良いのではないかと思います。
発表者となるユーザ
発表者とは資料共有などさまざまな権限を持つユーザです。デフォルトでは「全員」となっていますが，授業や会議においてはこのオプションを「開催者と共同開催者」または「特定のユーザ」に設定しておき，授業においては教員，会議においては事務の担当者など，資料共有することが分かっているユーザを登録しておくのが良いと思います。発表者とならないユーザは「出席者」となります。後で，学生や会議に出席している一般のユーザから資料共有の必要がある場合は，一時的に，出席者を発表者にするなどもできます。
出席者のマイクを許可する/出席者のカメラを許可する
これをオフにすることで，出席者（発表者以外のユーザ）によるマイクやカメラの利用を禁止できます。授業や会議においては，学生や会議に出席する一般のユーザを「出席者」とした上で，マイクとカメラの利用を禁止するのが良いと思います。後で，学生や会議の出席者からの発言を求める必要がある場合は，一時的に，出席者のマイクやカメラを許可することができます。
会議チャット
授業や会議中にチャットの利用を許可する場合は「オン」または「会議中のみ」とするのが良いと思います。「会議中のみ」の場合は，会議の前後にはチャットは利用できません。チャットを禁止する場合は「オフ」にします。
出席リポートを許可する
これはオンにした方が良いと思います。後で出席者のリストを取り出すことができます。

手順5）招待リンクなどの取得

開始済みの会議の招待リンク及びミーティングIDとパスコードは「その他」→「会議情報」から取得可能です。

ビデオ会議の予約（予定の設定）

手順1）カレンダーで予約開始

ビデオ会議を特定の日時に行いたい場合は予約を行います。会議の予約はカレンダー画面の右上「新しい会議」から行います。「新しい会議」の右側の「v」（下向きの矢印）をクリックすると，いくつかの典型的なビデオ会議形態について，あらかじめオプション設定されたテンプレートを利用して予約することも可能です。

授業や会議の場合はテンプレートから「クラス」または「講義」を選ぶか，新しい会議を予約してオプションを設定するのが良いと思います。

手順2）会議オプション（標準）の設定

会議オプションでは以下のような設定を行います。

タイトル
授業や会議のタイトルを入力します。
期間・繰り返し
期間と繰り返しを設定します。
チャネルを追加
Teamsのチームに参加している場合は，チームのチャネルと，この会議を結びつけることができます。授業や会議の場合は，関係するチームやチャネルがある場合は指定しておくと，そのチャネルの参加者全員に対して，会議の予定と会議チャットが公開された状態となります。
会議の詳細
会議の詳細は会議情報（チャネルと結びついている場合はチャネルで閲覧可能。メールで送信する場合にはメールに埋め込まれます。）に掲示されます。
登録を必須にする
登録を必須にすると，登録ページを用意して，参加者には予め登録を求めることができます。授業ではあまり必要ないと思いますが，会議の種類によっては有効かと思います。

手順3）その他のオプションの設定

新しい会議ウィンドウの右上「オプション」→「その他のオプション」を選択することで，その他のオプションが設定可能です。

その他のオプションでは以下の設定の確認があるといいと思います。

ロビーを迂回するユーザ
ロビーとはZoomでいうところの待機室です。ここでは待機室で待機しないユーザを指定します。
発表者となるユーザ
発表者とは資料共有などさまざまな権限を持つユーザです。デフォルトでは「全員」となっていますが，授業や会議においてはこのオプションを「開催者と共同開催者」または「特定のユーザ」に設定しておき，授業においては教員，会議においては事務の担当者など，資料共有することが分かっているユーザを登録しておくのが良いと思います。発表者とならないユーザは「出席者」となります。学生や会議に出席している一般のユーザから資料共有の必要がある場合は，会議中でも，一時的に，出席者を発表者にするなどもできます。
出席者のマイクを許可する/出席者のカメラを許可する
これをオフにすることで，出席者（発表者以外のユーザ）によるマイクやカメラの利用を禁止できます。授業や会議においては，学生や会議に出席する一般のユーザを「出席者」とした上で，マイクとカメラの利用を禁止するのが良いと思います。後で，学生や会議の出席者からの発言を求める必要がある場合は，一時的に，出席者のマイクやカメラを許可することができます。
控え室を有効にする
発表者が特定のユーザの場合（「全員」以外に設定されている場合）は「控え室」を有効にすることができます。「控え室」では開催者と発表者が打ち合わせや共有のテストなどを行えます。
自動的にレコード
これをオンにしておくと会議開始後すぐに録画されます。録画場所はSharePointドライブ（OneDriveと思っても良いです）になります。
会議チャット
授業や会議中にチャットの利用を許可する場合は「オン」または「会議中のみ」とするのが良いと思います。「会議中のみ」の場合は，会議の前後にはチャットは利用できません。チャットを禁止する場合は「オフ」にします。
Q&A
Q&A用の特別なチャットを用意するかどうかを設定します。会話チャットと異なり，質問ごとに独立したスレッド（会話の流れ）が作られるので，質問が分かりやすいです。授業や会議などでは利用するとよさそうに思います。
出席リポートを許可する
これはオンにした方が良いと思います。後で出席者のリストを取り出すことができます。
Copilot
Microsoft Copilotという対話AIを用いた文字起こしをするかどうかを指定します。困ることはないので「文字起こしあり」にすると良いと思います。

手順4）会議情報の確認

最後に右上の「保存」をクリックすると，会議が予約され，カレンダー上に登録されます。カレンダー上で会議をクリックすると会議の概要がポップアップするので，そこから会議のリンクをコピーすることができます（下図）

またカレンダー上の会議をダブルクリックするか，概要ポップアップから「編集」をクリックすると会議の詳細情報を確認・編集できます。会議の詳細情報では会議のリンクだけではなく，予約する際に入力した会議詳細や，ミーティングIDとパスコードなども参照できます。BEEF+やGaroonで授業や会議の情報を共有する際には，この詳細情報をコピペして共有するのが良いと思います。

手順5）会議の開始

カレンダー上で会議をクリックすると会議の概要がポップアップするので，そこから「参加」をクリックすると会議が開始します。

ビデオ会議の予定の削除

カレンダー上から会議を右クリックするとポップアップメニューが表示されるのでその中から「削除」を選択すると会議予定を削除できます。

ビデオ会議の終了

ビデオ会議から退出する場合はビデオ会議ウィンドウ右上の「退出」をクリックしますが，ビデオ会議を終了する場合は，「退出」の右側の「v」（下向き矢印）をクリックしてメニューから「会議を終了」を選択します。会議を終了せずに退出すると，会議は終了せず，残りの参加者でビデオ会議が継続します。

よくある質問

録画やトランスクリプト（書き起こし）などの場所はどこですか？

録画やトランスクリプト，会議チャットやQ&Aなどは，左側ナビゲーションバーの「チャット」に会議の名称のついたチャットがあると思いますので，そこから参照することができます。

録画やトランスクリプト（書き起こし）を削除するには？

Teamsの左側のナビバーから「OneDrive」を選択します。さらに「自分のファイル」（英語環境では「My Files」）を開き，その中の「記録」または「レコーディング」（英語環境では「Recording」）を開きます。その中に該当の録画ファイルがありますので，これを削除します。録画ファイルを削除すると，それに紐づけられたトランスクリプト（書き起こし）も削除されるようです。

ビデオ会議に参加する際に自分の名前を変更するにはどうすればいいですか？

大学のMicrosoft 365アカウント（クラウドID）にサインインしている場合は自分の名前は Teams では変更できません。変更する場合は神戸大学統合ユーザ管理システム（KUMA）から，メール設定のところの「差出人名（M365メール）」の箇所を変更してください。これはメールをはじめ，Teamsなど，クラウドIDでサインインした際に，Microsoft 365全般で利用される名前となります。

都度変更したい場合は，Teams アプリではなくブラウザから Teams（のビデオ会議）を利用するようにします。その際，あらかじめ，ブラウザではMicrosoft 365アカウントからサインアウトしておくのを忘れないようにしてください。ブラウザでMicrosoft 365にサインインしている場合は，上記と同様，KUMAで設定されているユーザ名が利用されてしまいます。Microsoft 365アカウントからサインアウトしている状態でブラウザからビデオ会議に接続すると，カメラとマイクの設定を行う画面で自分の名前を設定することが可能になります。

Zoomにあった待機室はTeamsにもありますか？

TeamsではZoomの「待機室」にあたる，会議に入る前の待合室のようなものは「ロビー」と呼んでいます。会議のオプションで「ロビーを迂回するユーザ」を「開催者と共同開催者のみ」にするとビデオ会議の開催者以外は全員「ロビー」で待機することになります。

ただし，注意が必要です。

Teamsでは「発表者」はロビーで待機している参加者の入室を許可できます。デフォルトでは「発表者となるユーザ」は「全員」です。つまり，初期設定では，誰でもロビーからの入室を許可できる状態です。ロビーを入室者の確認に利用するのであれば，「発表者となるユーザ」を「開催者と共同開催者」または「特定のユーザ」に設定しておく必要があります。

ロビーを迂回するユーザの設定

「発表者となるユーザー」の設定（標準では「全員」になっている）

出席者の名前を非表示にできますか？

簡単にいうとできません。
Teams Premiumではウェビナーで出席者の名前を非表示にするオプションがあるようですが，神戸大学で利用しているライセンスでは利用できないようです。

出席者のリストを取る方法

Microsoftのサイトに詳しいのでそちらを参照してください。

Microsoft Teams で会議出席レポートを管理する（Microsoftのサイト）

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